邀请同学聚会最佳攻略 这样做来的人最多
2020-02-27作者:同学路2454 人浏览

邀请同学参加同学聚会是一门学问。组织同学聚会怎样才能彰显诚意,让大家感受到策划组织者的真诚、热情和用心?这份攻略非常全面细致,值得收藏。

一、邀请之前准备工作要做好。

1、先成立筹委会。筹委会共同商定同学聚会的主要流程。时间、地点、项目等需要先有几个意向方案。

2、预算要考虑所有人的实际情况。不宜太高。

3、时间尽量选择大家方便的时候。否则会让人觉得不合情理。会增加大家回来参会的难度。

4、做好多次联系的准备。从国内外各地赶回来聚会,要克服很多现实的困难,大家多少都需要一点时间来确定。

5、最好明确是否可以携带家属。一般建议不带家属。

6、务必制作一份尽可能完整的同学录。包括同学的各种联系方式。有时候电话打不通需要微信,微信联系不上可能需要邮箱。总之多多益善。而且人员名单务必不要有缺漏。

二、务必准备一份邀请函。

邀请函是一场同学聚会仪式感的标配。也是最容易实现的仪式细节。

1、电子版邀请函制作方便,易于传播,而且非常好看,可以放很多老照片,一下子就勾起人怀旧的心情。

2、老师及重量级的同学可以准备专门的嘉宾邀请函电子版,也可以是印刷精美的纸质版。纸质版更复古更正式。但电子版如果用心制作,再搭配电话邀请,也完全够用了。


三、如果预算允许,为每个参会的同学准备好礼品。文化衫和纪念品,不需要有多贵重,但却是一次聚会的见证。若干年再过去,时光不再,唯有物品可以寄托怀念。

四、提前考虑好后勤安排并和同学详细沟通。

吃、住、行,是每个同学回来参加聚会都不可避免面对的实际问题。这么多年过去,老地方变化很大,生活多有不便。策划组织者需要从实际情况出发,提前做好安排。

邀请同学过程中,根据大家实际情况可以微做调整,以确保大家感受到“回家”的温暖。

1、可以征求大家的意见后,根据合理的预算,给大家统一预订酒店。最好是安排在离聚会地点不远处,或者火车站附近。

2、可以准备一份聚会城市的出行攻略,交通指南、注意事项。以电子文档的形式发给参会同学。

3、如果允许带家属,需要考虑孩子的饮食习惯和生活习惯。为带孩子的同学提前做好相应准备。



TIPS:做好万全的准备后,在人员邀请方面也有一些细节可以注意:


1、人员邀请的常见方式是:前期电话预约,邀请函的制作与派发结合。

2、每一次点对点的邀请都要说有参加自愿,不能来的表示理解,不要强求。以后还有机会再聚。

3、可以先私下联络一些上学时候的活跃分子和明星人物,探探口风。一般这些人参与与否,直接影响到其他人的参与热情。

4、也可以在正式聚会之前,先组织一些小型聚会,把聚会照片放到qq群和微信群,会有预热效果,同学们对聚会的热情会直线增长,并提前产生热门话题。

5、务必提早告知,预留出准备时间,如果有意外状况可根据实际情况及时调整聚会计划和餐后活动。有任何计划变更及时告知所有同学。

6、如果需要高端拍照留念,在邀请的时候需要提前通知大家带礼服去。

7、为了同学会活动保持融洽轻松的氛围,防止同学会“变味”成同学竞相炫富的平台,建议筹备小组成员在通知同学参会时强调同学们尽量避免携带名包、名表、名贵首饰等出席,避免驾驶豪车到场。

8、记得邀请嘉宾、老师、前后几届的风云校友等。

9、如果是请专业聚会服务商承办,可以由主办人提供1—2名老师名单和电话,服务商可以协助上门发邀请函。

10、务必及时准确统计好邀请情况,行程、食宿安排都需要根据邀请结果进行一定的调整。


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